Hacer el seguimiento efectivo de los proyectos es un requisito indispensable para el éxito de los mismos. Nuestro colaboradores hacen posible que los proyectos sean exitosos y, es por demás importante, identificar claramente como son invertidas las horas asignadas a los mismos. El equilibrio adecuado entre el control de proyectos y la confianza que transmitimos a los nuestros definirá el éxito de los proyectos que tenemos en cartera.

Al iniciar a asesorar a una empresa, noté que no tenían un sistema adecuado de control de sus proyectos y me embarqué en el desafío de dar la partida. Hice entender a gerencia de la importancia que tendría iniciar con el seguimiento y control efectivo de sus proyectos. No contábamos con una planilla que lo cuantificara así que se inició el proceso, "manos a la obra", "lo que no se cuantifica, no se puede controlar". Con ayuda de los colaboradores y gerencia, el Timesheet se ha convertido en una herramienta indispensable para el seguimiento de los proyectos.

 

Como funciona

Empecemos a echar un vistazo a la estructura de la planilla. En la hoja Personal, se deben actualizar periódicamente los códigos de los colaboradores, permanentes o externos. Los códigos son flexibles y a elección del que construye y actualiza la Base de Datos se pueden emplear distintas combinaciones. Por ejemplo, para personal Administrativo, Gerencial o Externo se podrían emplear los códigos AD001, AD002, GE001, GE002, EX001, EX002.

En la hoja Tareas, se deben actualizar periódicamente los códigos de las tareas que posean un alcance definido, para evitar cargar horas equivocadamente. Las tareas pueden ser clasificadas de diferentes maneras a modo de identificar claramente como son invertidas las horas. La columna Ejecutante ayuda con este propósito. Como en el caso anterior, existe la flexibilidad de definir al ejecutante: real o virtual. Particularmente me interesa conocer si la tarea la realizó un colaborador permanente o externo y, en especial, si la tarea está asociada a un Stand By porque permite cuantificar las horas efectivas que se emplean en un proyecto. Stand By, aplicaría a sucesos como falta de fluido eléctrico temporal en la oficina o en el campamento, la actualización del software de la computadora, los tránsitos de entrada y salida durante los viajes a campo o eventuales paradas que solo pueden resolver los profesionales de IT en nuestros ordenadores.

En la hoja Proyectos, se actualiza el código Proyectos y una referencia básica de su detalle. En lo particular empleo como código [Año][N°Proyecto][Cliente][Empresa Ejecutante] porque se adapta a las necesidades de los proyectos que manejo, por ejemplo el código 2019.003.ABC.XYZ significa que es el tercer proyecto del año 2019 desarrollado para la empresa ABC. Para este ejemplo, la empresa|oficina XYZ desarrollo este proyecto para el cliente ABC.

Las bases de datos, con los datos básicos del Personal, Tareas y Proyectos son actualizadas periódicamente a los colaboradores. La inducción periódica y el involucramiento son claves para asegurarnos que todos posean la última actualización, comunicándolo a través de un correo y compartiendo las actualizaciones en una carpeta compartida.

En la hoja Weekly Timesheet se registran los Proyectos, Tareas y Horas Hombre (HH) invertidas en dicho proyecto. Se debe registrar el código del Colaborador, el del Supervisor y el del que Aprueba el Timesheet. Se actualiza solo la fecha de inicio de la semana y las otras fechas se actualizan automáticamente.

 

¿Cual es el resultado?

Los datos registrados en el Timesheet se almacenan en la hoja BD, en la cual se debe presionar el botón Generar BD para generar una Base de Datos simple que puede alimentar una planilla de control mas compleja y elaborada para hacer el seguimiento de los proyectos. El nombre de la BD se genera automáticamente para guardarla, almacenarla en una carpeta compartida o enviarla por correo electrónico al encargado de consolidar la Base de Datos.

 

Observaciones importantes

• Esta planilla es ideal para empresas "pequeñas" y/o pequeños emprendimientos.

• No cargar la planilla con infinidad de tareas porque vuelve asfixiante el proceso para los colaboradores. Mas bien por el contrario definir de la mejor manera el alcance de las mismas.

• Conversar continuamente con los colaboradores sobre las ventajas del correcto llenado del Timesheet. Es importante hacer entender al colaborador que el objetivo del Timesheet es optimizar los procesos y no controlar milimétricamente sus actividades. En mi experiencia personal, esto es uno de los factores críticos que define el éxito de la aplicación del Timesheet, se consigue involucrar al trabajador y se recibe todo tipo de retroalimentación para mejorar su uso.

 

Esto es solo el primer paso

El Timesheet propuesto es solo el primer paso para el adecuado control y seguimiento del proyecto. La planilla generada debe alimentar una base de datos mas amplia y con datos mas sensibles del Proyecto, Personal y Tareas, que no tendrían porque ser de acceso público. La incorporación de esta planilla a la base de datos mas amplia permitirá controlar todos los pormenores del proyecto.

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